Trong bối cảnh pháp lý không ngừng thay đổi, việc cập nhật và tuân thủ các quy định mới trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Đặc biệt, Nghị định 13/2023/NĐ-CP đã đặt ra những yêu cầu và quy chuẩn mới mà doanh nghiệp cần phải nghiêm túc thực hiện để bảo vệ dữ liệu cá nhân. Nhưng làm thế nào để doanh nghiệp của bạn không chỉ đáp ứng mà còn tận dụng các quy định này để phát triển bền vững?
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về các yêu cầu quan trọng của Nghị định 13 và hướng dẫn từng bước để doanh nghiệp có thể dễ dàng thích ứng và thực thi hiệu quả các quy định pháp lý mới này. Hãy cùng khám phá những điều mà doanh nghiệp cần làm ngay hôm nay để không bị tụt hậu trong cuộc chơi pháp lý đầy thách thức này.
1. Xác định và phân loại dữ liệu cá nhân
Doanh nghiệp cần xác định rõ các loại dữ liệu cá nhân mà mình thu thập và xử lý, bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Việc phân loại này giúp doanh nghiệp áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp với từng loại dữ liệu.
Căn cứ pháp lý: Điều 2 Nghị định 13 quy định chi tiết về việc phân loại dữ liệu cá nhân thành dữ liệu cơ bản và nhạy cảm, mỗi loại yêu cầu mức độ bảo vệ khác nhau.
2. Xác định vai trò của các bên trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân
Doanh nghiệp cần xác định rằng mình là Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên xử lý dữ liệu cá nhân hay Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân.
Nghị định 13 quy định khái niệm các bên như sau:
– Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân là tổ chức, cá nhân quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu cá nhân.
– Bên Xử lý dữ liệu cá nhân là tổ chức, cá nhân thực hiện việc xử lý dữ liệu thay mặt cho Bên Kiểm soát dữ liệu, thông qua một hợp đồng hoặc thỏa thuận với Bên Kiểm soát dữ liệu.
– Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân là tổ chức, cá nhân đồng thời quyết định mục đích, phương tiện và trực tiếp xử lý dữ liệu cá nhân.
Dựa vào các định nghĩa trên, doanh nghiệp cần Xác định vai trò các bên trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân nhằm mục đích phân định rõ trách nhiệm của mình cần phải làm gì để tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
3. Thiết lập và cập nhật chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân
Doanh nghiệp cần xây dựng hoặc cập nhật chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân để phản ánh các yêu cầu của Nghị định 13. Chính sách này nên bao gồm thông tin về việc thu thập, sử dụng, lưu trữ, và xử lý dữ liệu cá nhân, cũng như các quyền của chủ thể dữ liệu.
Căn cứ pháp lý: Điều 27 Nghị định 13 quy định về việc bảo vệ dữ liệu cá nhân cơ bản, yêu cầu doanh nghiệp xây dựng các quy định nội bộ và áp dụng các tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu phù hợp.
4. Thu thập sự đồng ý của chủ thể dữ liệu
Doanh nghiệp cần thực hiện thu thập sự đồng ý của chủ thể dữ liệu và phải đảm bảo rằng đã nhận được sự đồng ý rõ ràng và cụ thể từ chủ thể dữ liệu. Sự đồng ý này phải được thể hiện dưới hình thức văn bản hoặc thông qua các phương thức kỹ thuật có thể kiểm chứng được.
Căn cứ pháp lý: Điều 11 Nghị định 13 quy định về sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, trong đó nêu rõ các điều kiện để sự đồng ý có hiệu lực pháp lý.
5. Thiết lập quy trình xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu
Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình để xử lý các yêu cầu từ chủ thể dữ liệu, bao gồm quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa, hoặc hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân. Quy trình này phải đảm bảo rằng mọi yêu cầu được xử lý trong thời gian quy định và chủ thể dữ liệu được thông báo về kết quả.
Căn cứ pháp lý: Điều 15 và 16 Nghị định 13 quy định về quyền của chủ thể dữ liệu trong việc truy cập, chỉnh sửa, và yêu cầu xóa dữ liệu.
6. Áp dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo vệ dữ liệu cá nhân
Doanh nghiệp phải áp dụng các biện pháp bảo vệ kỹ thuật cần thiết để đảm bảo an toàn cho dữ liệu cá nhân trong suốt quá trình xử lý. Điều này bao gồm việc mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập, và đào tạo nhân viên về bảo mật dữ liệu.
Căn cứ pháp lý: Điều 26 Nghị định 13 quy định về các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm các biện pháp quản lý và kỹ thuật cần thiết để ngăn chặn các hành vi vi phạm.
7. Lập và lưu giữ hồ sơ đánh giá tác động bảo vệ dữ liệu cá nhân
Doanh nghiệp cần lập và lưu giữ hồ sơ đánh giá tác động bảo vệ dữ liệu cá nhân, đặc biệt khi xử lý các loại dữ liệu nhạy cảm hoặc chuyển dữ liệu ra nước ngoài. Hồ sơ này phải được cập nhật khi có sự thay đổi về cách thức xử lý dữ liệu.
Căn cứ pháp lý: Điều 24 Nghị định 13 quy định về việc lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, một phần quan trọng trong việc quản lý rủi ro liên quan đến dữ liệu cá nhân.
8. Thông báo vi phạm bảo vệ dữ liệu cá nhân
Trong trường hợp có sự cố vi phạm dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp phải thông báo kịp thời cho cơ quan chức năng (Bộ Công an) trong vòng 72 giờ kể từ khi phát hiện vi phạm. Thông báo phải bao gồm các thông tin về tính chất vi phạm, hậu quả có thể xảy ra, và các biện pháp khắc phục.
Căn cứ pháp lý: Điều 23 Nghị định 13 quy định về việc thông báo vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, yêu cầu các doanh nghiệp báo cáo vi phạm trong thời gian quy định.
9. Đào tạo nhân viên về bảo vệ dữ liệu cá nhân
Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên về các quy định của Nghị định 13 cũng như các quy trình nội bộ liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả nhân viên hiểu và tuân thủ các chính sách bảo mật.
Căn cứ pháp lý: Điều 30 Nghị định 13 quy định về điều kiện bảo đảm hoạt động bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm việc phát triển nguồn nhân lực chuyên trách.
10. Bổ nhiệm nhân sự và bộ phận chuyên trách bảo vệ dữ liệu
Doanh nghiệp phải bổ nhiệm một nhân sự hoặc bộ phận chuyên trách về bảo vệ dữ liệu cá nhân để giám sát việc tuân thủ các quy định của Nghị định 13.
Căn cứ pháp lý: Điều 28 Nghị định 13 quy định về việc bảo vệ dữ liệu cá nhân nhạy cảm, yêu cầu bổ nhiệm nhân sự hoặc bộ phận chuyên trách trong các tổ chức xử lý loại dữ liệu này.
11. Xem xét lại các hợp đồng và thỏa thuận với bên thứ ba
Doanh nghiệp cần xem xét lại và cập nhật các hợp đồng, thỏa thuận với các bên thứ ba để đảm bảo rằng họ cũng tuân thủ các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13. Các hợp đồng này nên bao gồm các điều khoản về bảo vệ dữ liệu, quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan.
Căn cứ pháp lý: Điều 39 Nghị định 13 quy định về trách nhiệm của Bên Xử lý dữ liệu cá nhân, yêu cầu xử lý dữ liệu theo đúng hợp đồng hoặc thỏa thuận đã ký kết với Bên Kiểm soát dữ liệu.
Trên đây là những chia sẻ của tôi về vấn đề Doanh nghiệp cần làm gì để tuân thủ Nghị định 13/NĐ-CP về Bảo vệ dữ liệu cá nhân
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hay thắc mắc nào liên quan Nghị định Bảo vệ dữ liệu cá nhân, đừng ngần ngại liên hệ với tôi qua email: info@chuyengiaphaply.com
